Что является «продуктом» проекта автоматизации бизнес-процессов?
Тематика: Управление проектом
Отрасль: Универсальные решения
Автор: Многие ли задумывались над вопросом, вынесенным в заголовок? Наиболее распространенный ответ на этот вопрос: «то, что записано в договоре». При этом имеется в виду сам предмет договора, который формулируется, как описание конечного результата.
Однако в такой формулировке опускается одна особенность, которая в комплексных или нетиповых проектах приводит к дополнительным рискам и, как следствие, к дополнительным трудозатратам.
Для объяснения этой особенности проведу аналогию со строительством дома. Дачного домика… на лето… приехать… отдохнуть… шашлыки пожарить. Знакомо? С чего начнете? Правильно, с проекта. Вы ищите, отбираете и, наконец, покупаете проект. Готовый, типовой или же наоборот разработанный под вас, но проект. Где указано не только, как «дом вашей мечты» будет выглядеть, но и сколько, и каких материалов потребуется для его возведения. Какие работы, в какой последовательности нужно выполнять. Их длительность. То есть под проектом мы понимаем не только проектно-сметную документацию, но и план работ, распределенный по времени.
Это позволит:
- определить насколько результат будет соответствовать ожиданиям;
- оценить, в какую сумму обойдется дом, включая материалы, работы и некоторый запас на непредвиденные расходы;
- понять сколько времени займет реализация проекта;
- распределить денежные затраты по времени;
- сопоставить требуемые ресурсы для реализации с реальными возможностями.
А могли поступить иначе — заказать постройку дома на основании лишь проектно-сметной документации с корректировкой строительства по ходу работ. По сути, в этом случае вы все равно будите оплачивать «разработку» плана работ, но теряете вышеописанные возможности. Фактически у вас нет прогноза развития ситуации, и вы всегда принимаете решения, исходя из сложившихся условий.
В обоих случаях вы оплачиваете два «продукта»:
- проект по строительству дома, включающего как проектно-сметную документацию, так и план работ;
- материалы, оборудование и услуги по реализации проекта или отдельных его частей.
Потенциально, первый «продукт» (проект) открывает вам широкий спектр возможностей для «реализации мечты», комбинируя различных поставщиков, распределяя усилия по времени… При условии, кончено, что у вас есть желание и время этим заниматься.
Проект позволит целенаправленно искать подрядчиков и договариваться о приемлемых условиях. А может и заставит искать другой вариант, например, заниматься поиском уже построенного дома.
Если решитесь на постройку дома, то проект (первый «продукт») даст вам возможность контролировать ход работ и понимание того, насколько фактическое положение вещей соответствует ожиданиям. Успеете ли в срок, уложитесь ли в отведенный бюджет…
Проект придает уверенность и обоснованность вашим действиям. Они основываются не только на интуиции, но и на оценке количественных характеристик. В конечном счете, вы экономите время, нервы и, как ни странно, деньги.
Как правило, в договорах на автоматизацию бизнес-процессов явно не выделяется такой «продукт», как проект с оценкой его стоимости. В то же время, всегда присутствуют его основные черты: план проекта (план-график, контрольные сроки), методология, согласно которой он разработан, и т.д.
Подытожим все вышесказанное в контексте автоматизации бизнес-процессов:
– Большинство проектов по автоматизации бизнес-процессов состоят из двух «продуктов»: непосредственно проект и то, что является предметом договора.
– Руководитель проекта и проектный офис (если он есть) создают именно проект.
– В стоимость договора входит стоимость обоих «продуктов».
