Методология внедрения – зачем это нужно?
Тематика: Управление проектом
Отрасль: Универсальные решения
Автор: Наверное, каждый, кто сталкивался с более-менее ответственными специалистами по внедрению, сталкивался с понятием «методология внедрения». Об этом говорят все — и хорошие продавцы (именно хорошие), и консультанты, и эксперты/аудиторы. В данном посте я бы хотел остановиться, скорее, не на описании конкретной методологии (концептуально все успешно зарекомендовавшие себя методологии, по большому счету, одинаковы), а на том — зачем методология нужна и как она может помочь заказчику.
Мне достаточно часто приходилось сталкиваться с позицией, что проект зависит от людей. Будет квалифицированная команда — будет и проект успешным. Позиция имеет право на существование, если не брать во внимание то, что успех проекта — это еще и выполнение сроков.
Например, стоит задача по построению процесса управления маркетинговыми кампаниями, который должен быть «привязан» к определенному сроку вывода продукта на рынок. Процесс создан. Он соответствует всем требованиям, но запущен в работу с отставанием на 1-2 месяца. Можно ли такой проект назвать успешным?
Чем же может помочь методология в «успехе» проекта?
Сначала определимся с понятиями… Если отбросить все лишнее и сказать кратко, то «методология внедрения» — это рекомендации о том, в какой последовательности и как выполнять задачи. Иногда методология включает шаблон план-графика проекта, который также содержит сроки выполнения этих задач. Обычно методологии создаются как результат анализа множества успешных (и не очень) проектов.
Перед тем, как ответить на вопрос «зачем нам методология?», посмотрим на основные проблемы, которые возникают на проекте:
- «Качество» решения – сделали не то, что нужно (часть просто забыли или сделали не так)
- Сроки проекта:
- недоступность «необходимых» людей (как ни странно – вопрос к заказчику);
- объем и характеристики требований менялись в ходе проекта;
- не выполнялись процедуры предотвращения появления проблем (управления рисками).
- Недостаточно квалифицированная команда внедрения
Как правило, эти проблемы «перекликаются» на проектах. Появление одной проблемы приводит к остальным. Например, недоступность персонала заказчика чаще проявляется на проектах с неквалифицированной командной и т.п.
Методология, среди прочего, предоставляет такие инструменты, позволяющие исключить влияние вышеперечисленных проблем (инструменты расположены по приоритетности):
- Контрольные точки
Есть такая «профессиональная» шутка: «Коллеги, как же мы на полгода затянули проект? Понемножку, коллеги, понемножку». Контрольные точки дают нам возможность на протяжении всего проекта контролировать состояние работ. Очень распространенная ситуация, когда результат работ анализируют при наступлении часа «Х» (например, времени приема-сдачи работ), когда что-то исправлять уже поздно. В общем-то, контрольные точки — это обязательный элемент любого проекта. При этом методология «говорит» нам о том, какие точки специфичны при внедрении именно данного продукта (у многих продуктов может быть своя специфика). Достаточная детализация и контроль позволят на ранних стадиях, как минимум, выявить проблемы квалификации команды и сроков проекта и внести коррективы в ход проекта. - Обоснование для привлечения ресурсов заказчика
Как правило, заказчик заинтересован в успехе проекта не меньше исполнителя. Проблема недостатка ресурсов возникает на тех проектах, где компания либо в принципе не готова к внедрению, либо руководству компании не «донесли» понимание основных вопросов (зачем нужно выделить людей на проект, чем они будут заниматься, что будет, если этого не сделать и т.д.). Методология дает подробное описание всех необходимых работ, что является хорошим подспорьем для обоснования руководству заказчика рекомендаций по привлечению ресурсов. - Шаблоны документов и описание последовательности работ
Часто наблюдал, когда люди на проектах (иногда одни и те же люди на последующих проектах) тратили время на «фантазии»: «как бы нам описать вот эти работы». Эти «фантазии» порождают несколько проблем:- команда теряет время на обсуждение шаблонов документов, порядка контроля работ и т.д.;
- придумывая «велосипед», команда может пропустить важные блоки информации в структуре документов, что приводит к недостаточной обработке данных и сбоям в последующей работе.
Хорошая методология определяет структуру документов, назначение и способы их применения. Проверка наполнения документов позволяет заказчику контролировать качество и полноту решения его задач.
Кроме описанных выше, методология дает ответы на множество других вопросов, которые помогают руководителям проекта качественно управлять процессом внедрения. Безусловно, опытный руководитель проекта, который успешно завершил 2-3 проекта, будет использовать методологию только как «шпаргалку». Более того, иногда методологии являются избыточными, и некоторые их положения нуждаются в упрощении. Однако корректировать рекомендации методологии, по моему мнению, могут только те специалисты, которые понимают всю «подноготную» процессов и рисков внедрения специфичного решения.
Сотрудник, управляющий проектом со стороны заказчика, как правило, не является профессиональным руководителем проекта. Для него методология – это инструмент контроля знаний и навыков команды исполнителя.
Ну и напоследок...
Приведу несколько советов заказчику для выявления — действительно ли специалисты исполнителя используют методологию внедрения.
Попросите на «предпродажном» этапе предоставить вам следующую информацию:
- ресурсы (Интернет, электронные носители и т.д.), где можно ознакомиться со стандартной методологией, используемой командой внедрения;
- описание фаз, на которые будет разбит проект внедрения, а также четкий и детальный перечень (по каждой фазе):
- задач, решаемых в рамках фазы (что делается, кем и с какой целью);
- промежуточных контрольных точек;
- получаемых результатов.
- организационная структура проекта – описание ролей (задачи, ответственность) на проекте;
- требования к сотрудникам заказчика (в том числе требования квалификации и опыт работы), которые должны быть задействованы на проекте;
- шаблоны наиболее важных документов проекта (по возможности, заполненные примеры этих документов по другим проектам без конфиденциальной информации);
- описание процедур управления проектом (как строятся планы, как ведется контроль работ, как выполняется контроль качества, процедуры управления рисками и т.д.);
- какие изменения есть в работе команды исполнителя по сравнению со стандартной методологией внедрения (как правило, такие изменения есть в большинстве случаев).
