Що є «продуктом» проекту автоматизації бізнес-процесів?
Тематика: Управління проектом
Галузь: Універсальні рішення
Автор: Чи багато хто замислювалися над питанням, винесеним в заголовок? Найпоширеніша відповідь на це питання: «те, що записано в договорі». При цьому мається на увазі сам предмет договору, який формулюється, як опис кінцевого результату.
Однак в такому формулюванні опускається одна особливість, яка в комплексних або нетипових проектах призводить до додаткових ризиків і, як наслідок, до додаткових трудовитрат.
Для пояснення цієї особливості проведу аналогію з будівництвом будинку. Дачного будиночка… на літо… приїхати… відпочити… шашлики посмажити. Знайомо? З чого почнете? Правильно, з проекту. Ви шукаєте, відбираєте і, нарешті, купуєте проект. Готовий, типовий або ж навпаки розроблений під вас, але проект. Де вказано не тільки, як «будинок вашої мрії» буде виглядати, але і скільки та яких матеріалів буде потрібно для його зведення. Які роботи, в якій послідовності потрібно виконувати. Їх тривалість. Тобто під проектом ми розуміємо не тільки проектно-кошторисну документацію, а й план робіт, розподілений за часом.
Це дозволить:
- визначити наскільки результат буде відповідати очікуванням;
- оцінити, в яку суму обійдеться будинок, включаючи матеріали, роботи та деякий запас на непередбачені витрати;
- зрозуміти скільки часу займе реалізація проекту;
- розподілити грошові витрати по часу;
- зіставити необхідні ресурси для реалізації з реальними можливостями.
А могли вчинити інакше – замовити будівництво будинку на підставі лише проектно-кошторисної документації з коригуванням будівництва по ходу робіт. По суті, в цьому випадку ви все одно будете оплачувати «розробку» плану робіт, але втрачаєте вищеописані можливості. Фактично у вас немає прогнозу розвитку ситуації, і ви завжди приймаєте рішення, виходячи зі сформованих умов.
В обох випадках ви оплачуєте два «продукти»:
- проект з будівництва будинку, що включає як проектно-кошторисну документацію, так і план робіт;
- матеріали, обладнання та послуги з реалізації проекту або окремих його частин.
Потенційно, перший «продукт» (проект) відкриває вам широкий спектр можливостей для «реалізації мрії», комбінуючи різних постачальників, розподіляючи зусилля по часу… За умови, звичайно, що у вас є бажання і час цим займатися.
Проект дозволить цілеспрямовано шукати підрядників і домовлятися про прийнятні умови. А може і змусить шукати інший варіант, наприклад, займатися пошуком вже побудованого будинку.
Якщо зважитеся на будівництво будинку, то проект (перший «продукт») дасть вам можливість контролювати хід робіт і розуміння того, наскільки фактичний стан речей відповідає очікуванням. Чи встигнете вчасно, чи укладетеся в відведений бюджет…
Проект надає впевненість і обґрунтованість вашим діям. Вони ґрунтуються не тільки на інтуїції, а й на оцінці кількісних характеристик. У загальному підсумку, ви економите час, нерви та, як не дивно, гроші.
Як правило, в договорах на автоматизацію бізнес-процесів явно не виділяється такий «продукт», як проект з оцінкою його вартості. У той же час, завжди присутні його основні риси: план проекту (план-графік, контрольні терміни), методологія, згідно з якою він розроблений тощо.
Підсумуємо все вищесказане в контексті автоматизації бізнес-процесів:
– Більшість проектів по автоматизації бізнес-процесів складаються з двох «продуктів»: безпосередньо проект і те, що є предметом договору.
– Керівник проекту і проектний офіс (якщо він є) створюють саме проект.
– У вартість договору входить вартість обох «продуктів».
